سياسة حفظ الوثائق وإتلافها: كم تحتفظ بكل وثيقة وكيف تتخلص منها بأمان؟

تختلف المدة حسب النظام المالي والضريبي النافذ ونوع الوثيقة. راجع المتطلبات القانونية المحلية الحالية مع محاسبك، ولا تعتمد على أرقام متداولة دون مصدر رسمي.

لا. الحذف العادي قد يترك الملف قابلاً للاستعادة، وتبقى نسخ منه في النسخ الاحتياطية والبريد. أما الإتلاف الآمن فيشمل كل النسخ بطريقة لا تسمح بالاستعادة.

فقط إذا سمحت السياسة والمتطلبات القانونية بذلك لهذا النوع من الوثائق، وبعد التأكد من جودة النسخة الممسوحة وحفظها احتياطياً.

مالك الوثائق في القسم المعني مع جهة رقابية داخلية كالمالية أو الإدارة، ويُوثَّق ذلك في محضر يُحفظ بشكل دائم.

مدة الحفظ ترتبط غالباً بنوع الوثيقة لا بشكلها، لكن طريقة الإتلاف تختلف. ويجب أن تشمل السياسة كل النسخ الرقمية المتعددة، لا الأصل وحده.