العقد الذي يتجدد تلقائياً دون أن تنتبه قد يكلفك سنة كاملة من خدمة لا تحتاجها.
إدارة العقود ومواعيد تجديدها: لا عقد ينتهي دون أن تعرف
لدى أي شركة أو مؤسسة عقود كثيرة: إيجارات وموردون وعملاء وصيانة وتراخيص برامج وتأمين. وعندما تُحفظ في ملفات ورقية متفرقة، تفوت مواعيد التجديد والإنهاء والالتزامات المهمة.
الأرشفة الإلكترونية والمكتب بلا ورق 6 دقائق قراءة
بقلم نور الدين تليتي. آخر تحديث .
كيف أدير العقود ومواعيد تجديدها رقمياً؟
أنشئ سجلاً موحداً لكل العقود يتضمن الأطراف وتاريخ البدء والانتهاء ومهلة الإشعار بالإنهاء والقيمة والعملة والمسؤول، وأرفق بكل سجل نسخة ممسوحة من العقد. ثم فعّل تنبيهات تصل قبل موعد الإشعار بوقت كافٍ، لا قبل تاريخ الانتهاء فقط. وراجع السجل دورياً مع الإدارة والمالية.
ما الذي يجب أن يحتويه سجل العقود؟
- الأطراف والموضوع
- اسم الطرف الآخر ونوع العقد ووصف مختصر لما يغطيه.
- التواريخ الحرجة
- تاريخ البدء والانتهاء، ومهلة الإشعار بعدم التجديد، ومواعيد الدفعات والمراجعات.
- القيمة والعملة
- المبلغ وعملته وآلية تعديله، مثل ربطه بسعر صرف معين أو بمراجعة دورية.
- المسؤول الداخلي
- الموظف الذي يتابع تنفيذ العقد ويقرر التجديد أو الإنهاء.
- المرفقات والملاحق
- النسخة الموقّعة وكل الملاحق والتعديلات مرتبة زمنياً.
تنبيهات ومتابعة ذكية
- التنبيه قبل مهلة الإشعار
- إذا كان العقد يتطلب إشعاراً مسبقاً بعدم التجديد، فالتنبيه يجب أن يسبق هذه المهلة لا تاريخ الانتهاء.
- تنبيهات متدرجة
- تذكير أول للمراجعة، وثانٍ للقرار، وثالث قبل آخر موعد ممكن.
- متابعة الالتزامات
- تذكير بمواعيد التسليم أو التقارير أو الضمانات التي يلتزم بها أحد الطرفين.
- قائمة العقود القريبة
- عرض واضح للعقود التي تنتهي أو تحتاج قراراً في الفترة القادمة، يُراجع في اجتماع الإدارة.
- سجل المفاوضات
- احفظ المراسلات المهمة وعروض التجديد مع سجل العقد، حتى يعرف من يتابع بعدك ما الذي اتُّفق عليه ولماذا.
خصوصيات السياق السوري
- العقود بعملتين
- عندما تُحدد القيمة بعملة وتُدفع بعملة أخرى، سجّل آلية التحويل المتفق عليها حتى لا يختلف الطرفان عند كل دفعة.
- بنود مراجعة الأسعار
- قد تتضمن العقود بنوداً لإعادة النظر في الأسعار مع تغير الظروف، ويجب التنبيه لمواعيدها كما مواعيد التجديد.
- أطراف في الخارج
- العقود مع موردين أو شركاء خارج سوريا قد تخضع لقوانين أخرى، فسجّل القانون الحاكم وجهة حل النزاع في السجل.
خطوات بناء سجل العقود
- 01
اجمع العقود السارية
من كل الأقسام والمكاتب، بما فيها العقود التي يحتفظ بها المدراء في مكاتبهم.
- 02
امسحها وأدخل بياناتها
نسخة ممسوحة لكل عقد مع حقول السجل الأساسية.
- 03
حدد المسؤولين
لكل عقد مسؤول داخلي واحد يصله التنبيه ويتخذ الإجراء.
- 04
فعّل التنبيهات
في نظام العقود أو التقويم المشترك أو أداة الأتمتة المتاحة.
- 05
اجعل التسجيل شرطاً
لا يُدفع لمورد ولا يُبدأ بتنفيذ عقد قبل تسجيله في السجل.
- 06
خصص بنداً ثابتاً للمراجعة
أدرج مراجعة العقود القريبة من الانتهاء بنداً دائماً في اجتماع الإدارة، واتخذ القرارات في وقتها.
أنواع العقود وما يجب متابعته
| نوع العقد | التاريخ الحرج | ما يجب متابعته |
|---|---|---|
| إيجار المكاتب والمستودعات | مهلة الإشعار بعدم التجديد | تعديل الأجرة وعملة الدفع |
| عقود الموردين | انتهاء الأسعار المتفق عليها | الكميات والجودة ومواعيد التسليم |
| عقود الصيانة والخدمات | التجديد التلقائي | مستوى الخدمة الفعلي مقابل المتفق عليه |
| اشتراكات البرامج | تاريخ التجديد وطريقة الدفع | عدد المستخدمين الفعلي والحاجة الحقيقية |
| وثائق التأمين | تاريخ انتهاء التغطية | ما تغطيه الوثيقة فعلاً والتعديلات المطلوبة |
اقرأ أيضاً
الأرشفة الإلكترونية والمكتب بلا ورق
الأسئلة الشائعة
هل يكفي جدول إكسل لإدارة العقود؟
لعدد محدود من العقود قد يكفي جدول منظم مع تذكيرات في التقويم. ومع زيادة العقود والمسؤولين يصبح النظام المخصص أو المرتبط بالأرشيف أكثر أماناً.
من يجب أن يطّلع على العقود؟
الإدارة والمالية والمسؤول عن كل عقد، مع صلاحيات اطلاع محدودة لغيرهم حسب الحاجة، لأن العقود غالباً تحتوي على أسعار وشروط سرية.
هل نحتفظ بالأصل الورقي بعد المسح؟
نعم في أغلب الأحوال، لأن الأصل الموقّع قد يُطلب عند أي نزاع. وراجع المتطلبات القانونية المحلية الحالية بشأن حجية النسخ الإلكترونية.
كيف نتابع الاتفاقات الشفهية أو التي تمت على واتساب؟
حوّلها إلى اتفاق مكتوب ولو مختصراً، وسجّلها في السجل نفسه. فالاتفاق غير الموثّق يصعب إثباته عند الخلاف.
هل تساعد ون ديجيتال في بناء سجل العقود؟
يستطيع فريق ون ديجيتال إعداد سجل العقود والتنبيهات وربطها بالأرشيف الإلكتروني والصلاحيات المناسبة.
تابع القراءة
- الأرشفة الإلكترونية والمكتب بلا ورق في سورياإذا كان العثور على عقد واحد يعني فتح ثلاث خزائن، فالورق يكلفك أكثر مما تظن.
- أتمتة الأعمال وسير العمل للشركات في سورياإذا كان أحد في شركتك ينسخ البيانات نفسها مرتين في اليوم، فأنت تدفع راتباً لمهمة يستطيع النظام تنفيذها.
- برنامج محاسبة للشركات في سورياعندما يتغير سعر الصرف كل أسبوع، تتوقف المحاسبة على الإكسل عن أن تكون محاسبة.
- التحول الرقمي لقطاع البناء والمقاولات في سوريافي موقع البناء، ثمن ما لا تعرفه يظهر في الحساب الختامي.
تحتاج مساعدة في التحول الرقمي لمؤسستك؟
راسل فرع ون ديجيتال في سوريا على واتساب +963 936 503 899 أو زرنا في حماة، ونراجع وضعك ونقترح خطوة أولى عملية.
واتساب نور الدين تليتياتصل +971 58 996 9118واتساب فرع سوريا +963 936 503 899
ناقش مشروعك مع ون ديجيتال
