أغلب الهدر لا يظهر في الميزانية، بل في الدقائق الضائعة بين خطوة وأخرى.
تقييم العمليات في شركتك: أين يضيع الوقت والمال؟
قد تبدو العمليات اليومية في شركتك طبيعية لأن الجميع اعتاد عليها، لكن داخلها وقت ضائع وأخطاء تتكرر ومال يتسرب بهدوء. تقييم العمليات يعني أن تتبع العمل كما يحدث فعلاً، لا كما تتخيله الإدارة. هذا المقال يشرح ما تبحث عنه، وكيف تجمع الملاحظات، وكيف تختار العملية الأولى للتحسين.
تقييم النضج الرقمي 6 دقائق قراءة
بقلم نور الدين تليتي. آخر تحديث .
كيف تقيّم عمليات شركتك لتعرف أين يضيع الوقت والمال؟
اختر عملية أساسية مثل البيع أو الشراء أو التحصيل، وتتبعها من بدايتها إلى نهايتها مع الموظفين الذين ينفذونها. سجّل كل خطوة ومن ينفذها وكم تستغرق، وأين تنتظر، وأين تُكتب المعلومة نفسها مرة ثانية. الهدر يظهر عادة في الإدخال المزدوج والموافقات المعلقة والبحث عن الأوراق وتصحيح الأخطاء.
علامات الهدر التي تبحث عنها
- الإدخال المزدوج
- الطلب يُكتب على ورقة ثم في الإكسل ثم يُرسل صورة على واتساب. كل نقل يدوي يضيف وقتاً واحتمال خطأ.
- الانتظار
- فاتورة تنتظر توقيعاً، أو بضاعة تنتظر إذن إخراج، أو عرض سعر ينتظر موافقة المدير. الانتظار وقت مدفوع لا ينتج شيئاً.
- البحث عن المعلومة
- موظف يسأل زميله عن آخر سعر أو يقلّب الدفاتر بحثاً عن فاتورة قديمة. هذا الوقت يتكرر كل يوم دون أن يلاحظه أحد.
- إعادة العمل
- تصحيح فاتورة خاطئة، أو إعادة تجهيز طلب، أو اتصال اعتذار لعميل. كل خطأ يكلف مرتين: عند وقوعه وعند إصلاحه.
- الاعتماد على شخص واحد
- إذا توقفت العملية عند غياب موظف معين لأنه وحده يعرف الخطوات أو يملك الملف، فهذه نقطة ضعف خطيرة.
أدوات بسيطة للتقييم
- خريطة العملية على ورقة كبيرة
- ارسم الخطوات بالترتيب مع اسم المسؤول عن كل خطوة، وضع ملاحظة عند كل مكان يحدث فيه تأخير.
- سجل وقت لأسبوع
- اطلب من الموظفين تسجيل الوقت الذي يصرفونه على المهام المتكررة، دون محاسبة، فقط لفهم الصورة.
- تتبع معاملة حقيقية
- اختر طلب عميل واحداً وتابعه حتى التسليم والتحصيل، ودوّن كل تأخير وسببه.
- سؤال الخطوة الزائدة
- اسأل عن كل خطوة: ماذا يحدث لو ألغيناها؟ بعض الخطوات بقيت فقط لأنها موجودة منذ سنوات.
ما يميز تقييم العمليات في سوريا
- تحويل العملات يدوياً
- حساب السعر بالليرة من قائمة بالدولار عند كل طلب خطوة متكررة تستهلك وقتاً، وتسبب أخطاء إذا لم يُوحَّد مصدر سعر الصرف.
- العمل الذي يُعاد بعد الانقطاع
- إذا كان انقطاع الكهرباء يضيّع عملاً لم يُحفظ أو يوقف الفوترة، فهذه كلفة يجب أن تظهر في التقييم.
- واتساب كقناة عمل رئيسية
- الطلبات التي تصل على واتساب وتُنقل يدوياً إلى الدفاتر تمثل غالباً أكبر مصدر للإدخال المزدوج والطلبات المنسية.
من التقييم إلى اختيار العملية الأولى
- 01
اختر ثلاث عمليات أساسية
مثل البيع والشراء والتحصيل، أو استقبال الطلبات وتجهيزها وتسليمها، بحسب طبيعة عملك.
- 02
ارسم كل عملية كما هي
سجّل الواقع الحالي بما فيه من أخطاء واستثناءات، لا العملية المثالية المكتوبة في الأنظمة الداخلية.
- 03
قدّر الكلفة
احسب تقريبياً الساعات الضائعة شهرياً مضروبة في كلفة ساعة الموظف، وأضف كلفة الأخطاء والطلبات الضائعة.
- 04
قدّر صعوبة التحسين
بعض المشاكل تُحل بتغيير بسيط في الترتيب، وبعضها يحتاج نظاماً جديداً وتدريباً.
- 05
ابدأ بالأعلى كلفة والأسهل إصلاحاً
هذه العملية تعطيك نتيجة سريعة تقنع الفريق وتموّل الخطوة التالية.
اقرأ أيضاً
الأسئلة الشائعة
هل نحتاج برنامجاً خاصاً لرسم العمليات؟
لا. ورقة كبيرة وأقلام أو جدول بسيط يكفيان في البداية. المهم أن يشارك من ينفذ العمل فعلاً.
كم عملية نقيّم في المرة الأولى؟
ابدأ بعملية إلى ثلاث عمليات أساسية. تقييم كل شيء دفعة واحدة يطول ويُفقد الفريق حماسه.
ماذا لو رفض الموظفون تسجيل أوقاتهم؟
اشرح أن الهدف تحسين العملية لا محاسبة الأشخاص، واجعل السجل دون أسماء إن لزم. الثقة شرط لصدق البيانات.
هل كل مشكلة في العملية تحتاج إلى نظام رقمي؟
لا. بعض المشاكل تُحل بإلغاء خطوة أو توحيد نموذج أو تفويض صلاحية. الرقمنة تأتي بعد تبسيط العملية لا قبله.
كيف نحسب كلفة الوقت الضائع؟
اضرب عدد الساعات الضائعة في كلفة ساعة العمل التقريبية للموظف المعني. الرقم لا يحتاج دقة كاملة، بل يحتاج أن يكون واقعياً بما يكفي للمقارنة.
تابع القراءة
- تقييم النضج الرقمي للشركات والمؤسسات في سوريالا يمكنك رسم الطريق قبل أن تعرف أين تقف.
- استراتيجية التحول الرقمي وخارطة الطريق للشركات والمؤسسات في سورياالاستراتيجية تجيب: لماذا وإلى أين؟ وخارطة الطريق تجيب: ماذا أولاً، ثم ماذا، ومتى؟
- أتمتة الأعمال وسير العمل للشركات في سورياإذا كان أحد في شركتك ينسخ البيانات نفسها مرتين في اليوم، فأنت تدفع راتباً لمهمة يستطيع النظام تنفيذها.
- الأرشفة الإلكترونية والمكتب بلا ورق في سورياإذا كان العثور على عقد واحد يعني فتح ثلاث خزائن، فالورق يكلفك أكثر مما تظن.
تحتاج مساعدة في التحول الرقمي لمؤسستك؟
راسل فرع ون ديجيتال في سوريا على واتساب +963 936 503 899 أو زرنا في حماة، ونراجع وضعك ونقترح خطوة أولى عملية.
واتساب نور الدين تليتياتصل +971 58 996 9118واتساب فرع سوريا +963 936 503 899
ناقش مشروعك مع ون ديجيتال
