تتبع الشحنات والمستندات رقمياً لشركات الاستيراد

يكفي في البداية إذا كان مشتركاً ومحدثاً وله قالب ثابت. لكن حين تكثر الشحنات وتحتاج ربطها بالمخزون والتكلفة، يصبح النظام المترابط أوفر للوقت وأقل أخطاء.

بعض شركات الشحن توفر روابط تتبع أو خدمات ربط، ويمكن على الأقل حفظ الرابط في ملف الشحنة. الربط الآلي يعتمد على ما تتيحه كل شركة.

المشتريات والمحاسبة والمستودع والإدارة، كلٌّ بحسب صلاحيته. ويمكن منح وكيل الشحن أو المخلص صلاحية رفع المستندات فقط.

اجمع سعر المورد وكل التكاليف الإضافية للشحنة، ثم وزّعها على الأصناف بطريقة متفق عليها مثل القيمة أو الوزن أو الحجم، وسجّل سعر الصرف المستخدم.

لا داعي لرقمنتها كلها. ابدأ بالشحنات الجارية، وامسح مستندات الشحنات القديمة المهمة فقط عند الحاجة إليها.